팀 커피 장부 담당은 대개 자원해서가 아니라 어쩌다 맡게 됩니다. 처음에 규칙 몇 가지만 정해 두면 이후 1년이 편해집니다. 아래 일곱 가지를 팀과 합의하고 시작하세요.
1. 돈이 모이는 계좌를 하나로 정한다
개인 생활비 계좌와 섞이면 나중에 확인이 어렵습니다. 가능하면 커피 전용 계좌나 모임 통장을 따로 두세요. 계좌번호는 모두가 언제든 볼 수 있는 곳에 적어 둡니다.
2. 충전 주기와 금액을 정한다
"매월 첫 주에 3만 원"처럼 주기와 금액이 정해져 있으면 독촉할 일이 줄어듭니다. 월급날 직후가 가장 잘 걷힙니다.
3. 잔액 부족 기준을 정한다
잔액이 0원이 된 뒤에 알리면 이미 늦습니다. 5천 원이나 1만 원처럼 기준선을 정해 두고, 그 아래로 내려가면 알림이 가도록 하세요. 사람이 직접 말하는 것보다 자동 알림이 서로 덜 민망합니다.
4. 입금 확인 절차를 정한다
"보냈어요"라는 말만으로 충전 처리를 하면 나중에 맞지 않는 달이 생깁니다. 멤버가 충전을 신청하고, 담당자가 계좌에서 입금을 확인한 뒤 승인하는 두 단계를 두면 장부와 통장이 어긋나지 않습니다.
5. 주문 기록은 그날 한다
기록을 미루면 영수증과 기억이 함께 사라집니다. 카페에서 돌아오는 길에 휴대폰으로 바로 등록하는 습관이 가장 확실합니다. 담당자가 없는 날에 대신 기록할 사람도 한 명 정해 두세요.
6. 팀을 떠나는 사람의 잔액 처리 방법을 정한다
퇴사나 부서 이동은 반드시 생깁니다. 남은 잔액을 환불할지, 다른 사람에게 넘길지, 마이너스면 어떻게 받을지를 미리 정해 두세요. 기록은 지우지 말고 남겨야 나중에 확인할 수 있습니다.
7. 한 달에 한 번 통장과 장부를 맞춰 본다
장부의 잔액 합계와 실제 통장 잔액을 월말에 한 번 비교하세요. 차이가 나면 그 달 안에 원인을 찾을 수 있습니다. 석 달이 지나면 누구도 기억하지 못합니다.
덧붙여
담당자의 일은 돈을 관리하는 것이 아니라 기록을 관리하는 것입니다. 기록이 자동으로 남고 누구나 볼 수 있으면, 담당자가 의심받을 일도 부탁할 일도 크게 줄어듭니다.