팀에 공동 커피 장부를 제안하면 반응은 대개 둘로 갈립니다. "좋다"와 "그거 누가 관리해?". 두 번째 반응 뒤에 따라오는 질문들을 모아 짧게 답했습니다. 회의 전에 한 번 읽고 가면 설득이 빨라집니다.
- Q. 누가 관리하나요?
- 한 명이 대표 관리자, 한두 명이 보조 관리자를 맡습니다. 기록은 주문한 사람이 그때그때 하고, 관리자는 입금 확인과 월말 대조만 합니다. 하루 5분이면 됩니다.
- Q. 돈은 어디에 모으나요?
- 팀 계좌나 관리자의 별도 계좌 하나로 정합니다. 생활비 계좌와 섞지 않는 것이 핵심입니다. 계좌번호는 앱에 등록해 두면 모두가 볼 수 있습니다.
- Q. 한 달에 얼마씩 넣나요?
- 평균적으로 하루 한 잔이면 월 6만 원 안팎입니다. 처음엔 3만 원으로 시작해 잔액이 자주 부족하면 올리는 편이 부담이 적습니다.
- Q. 잔액이 마이너스가 되면요?
- 주문은 그대로 기록되고 잔액만 마이너스로 표시됩니다. 기준 금액 아래로 내려가면 알림이 가니, 그때 충전하면 됩니다. 마이너스를 막지 않는 이유는 "오늘 못 마시는 사람"을 만들지 않기 위해서입니다.
- Q. 충전했는데 반영이 안 돼요.
- 입금과 장부 반영은 별개입니다. 멤버가 충전 신청을 올리고 관리자가 계좌를 확인한 뒤 승인해야 잔액이 올라갑니다. 승인 전에는 "대기 중"으로 보입니다.
- Q. 내가 안 마신 날은요?
- 주문 기록이 없으면 차감도 없습니다. 선결제 방식이라 마신 만큼만 빠집니다.
- Q. 손님이나 외부 인원 커피는요?
- "손님"으로 주문을 등록하고 부담자를 그날 낸 사람이나 팀 공용 멤버로 지정합니다. 팀 공용 멤버를 하나 만들어 두면 편합니다.
- Q. 한 사람이 쏘는 날은요?
- 주문을 묶어서 등록하고 "한 사람이 쏘기"를 고르면 전부 그 사람 잔액에서 빠집니다. 각자 마신 메뉴는 그대로 남아 통계에 반영됩니다.
- Q. 퇴사하면 남은 돈은요?
- 환불하거나 다른 멤버에게 넘길 수 있습니다. 기록은 지우지 않고 "내보낸 멤버"로만 표시됩니다. 과거 달의 합계가 바뀌지 않아야 하기 때문입니다.
- Q. 관리자가 휴가 가면요?
- 보조 관리자가 주문 등록과 메뉴 관리를 할 수 있습니다. 급하게 대신 결제한 사람은 송금 요청을 올려 두고 관리자가 돌아온 뒤 처리합니다.
- Q. 엑셀로 뽑을 수 있나요?
- 멤버, 주문, 충전 내역 전부 xlsx로 내려받을 수 있습니다. 회계 담당자에게 넘기거나 연말 정리에 씁니다.
- Q. 이거 무료예요?
- 무료입니다. 광고가 붙을 수 있지만 장부 기능에는 영향이 없습니다.