월말 대조에서 숫자가 안 맞으면 당황하기 쉽습니다. 하지만 원인은 대개 여섯 가지 안에 있고, 자주 생기는 것부터 확인하면 10분 안에 끝납니다. 아래 순서대로 보세요.
- 차이 금액을 적습니다. 그 금액이 커피 한 잔 값(4,500원 근처)이면 주문 누락, 충전 단위(3만 원, 5만 원)면 충전 누락, 그 외면 이중 기록을 의심합니다.
- 충전 신청 대기 목록을 봅니다. 입금은 됐는데 승인을 안 눌러 장부에 반영 안 된 건이 가장 흔합니다.
- 통장 입금 내역에서 이름 없는 입금을 찾습니다. "홍길동"이 아니라 "ㅎㄱㄷ"로 들어온 입금은 누구 것인지 확인해 충전 처리합니다.
- 지난달 마지막 주 주문을 봅니다. 월말에 등록을 미루다 다음 달로 넘어간 주문이 있으면 두 달 합계가 각각 틀립니다.
- 같은 날 같은 메뉴가 두 번 등록됐는지 봅니다. 묶음 등록을 두 번 누른 경우인데, 묶음은 한 번에 지울 수 있습니다.
- 그래도 안 맞으면 초기 잔액을 봅니다. 엑셀에서 옮겨올 때 넣은 초기 잔액이 틀렸으면 매달 같은 금액만큼 어긋납니다. 이건 한 번 고치면 끝입니다.
찾았으면
- 원인과 금액을 그 달 메모에 남깁니다. 다음 달 같은 일이 생기면 30초면 됩니다.
- 충전 누락이면 충전으로, 주문 누락이면 주문으로 넣습니다. "조정" 항목을 만들어 뭉개지 마세요. 석 달 뒤에 그 조정이 뭐였는지 아무도 모릅니다.