커피 장부는 매일 조금씩 쓰는 도구지만, 달마다 한 번씩 챙길 것이 따로 있습니다. 1년치를 달력으로 만들었습니다. 우리 팀 일정에 맞춰 순서를 바꿔 써도 됩니다.
- 1월
초기 잔액 확인. 작년 12월 마지막 잔액이 올해 시작 잔액과 같은지 봅니다. 새 팀원 초대코드 공유.
- 2월
충전 금액 재조정. 1월 지출을 보고 월 충전액이 부족한 사람에게 상향을 제안합니다.
- 3월
메뉴판 갱신. 봄 신메뉴가 나오는 때입니다. 메뉴판 사진 한 장으로 갱신합니다.
- 4월
역할 점검. 보조 관리자가 실제로 등록을 하고 있는지, 대표 관리자 한 명에게 몰려 있지 않은지.
- 5월
연휴 대비. 관리자 휴가 전에 보조 관리자에게 승인 권한이 있는지 확인합니다.
- 6월
상반기 결산. 6개월 합계를 엑셀로 뽑아 팀에 공유합니다. "우리 팀 상반기 커피 ○○○만 원"은 의외로 반응이 좋습니다.
- 7월
아이스 시즌 가격 확인. 여름 메뉴 가격이 오르는 카페가 있습니다.
- 8월
휴가철 잔액 정리. 장기 휴가자의 잔액이 그대로 있는지, 마이너스로 방치되지 않았는지.
- 9월
인사이동 대비. 팀을 떠나는 사람의 잔액 처리 방식(환불·이전)을 미리 정합니다.
- 10월
카페 재검토. 가장 많이 간 카페와 지출을 보고 단골 할인을 이야기해 볼 때입니다.
- 11월
연말 정산 준비. 12월에 몰리지 않게 1~11월 대조를 미리 끝냅니다.
- 12월
결산과 인수인계. 1년치 엑셀 내보내기, 잔액 확정, 내년 총무에게 한 장 메모 전달.